Un système de réservation hôtelière, ou logiciel de réservation hôtelière, est une plateforme technologique qui permet aux hôteliers d’accepter des réservations directes effectuées sur le site web de l’hôtel et par le biais de divers canaux de distribution.

Également appelé système de réservation ou moteur de réservation en ligne, il s’agit d’un outil qui permet aux clients d’un hôtel d’enregistrer les dates de séjour et de choisir les chambres au moment de la réservation, et de choisir la méthode paiement qui leur convient.

Les systèmes de réservation hôtelière avancés permettent même aux clients de réserver des options telles que du vin, des fleurs ou d’autres petits à-côtés qu’ils trouveront dans leur chambre à leur arrivée ou plus tard.

 

Les différents types de systèmes de réservation hôtelière

 

Il existe différents types de systèmes de réservation dans le secteur de l’hôtellerie, utilisés principalement en fonction du type d’établissement, de ses préférences et de ses besoins.

Tout système de réservation hôtelière doit s’intégrer facilement à l’infrastructure technologique dont dispose l’établissement.

En règle générale, il existe deux grands types de systèmes de réservation hôtelière :

 

1. Les systèmes de réservation internes

 

Officiellement appelé système hébergé localement, ou parfois système de réservation informatisée, ce type de logiciel est installé sur les ordinateurs de l’établissement et fonctionne sur ses serveurs internes, et ne nécessite donc aucune connexion internet pour fonctionner. Ce type de logiciel permet ainsi à l’établissement de disposer d’un contrôle total sur ses données et sa sécurité, mais peut être difficile à mettre en place et coûteux à entretenir.

 

2. Les systèmes de réservation hôtelière en ligne

 

Souvent appelé système de réservation hôtelière sur le cloud ou système de réservation hôtelière en ligne, ce type de logiciel est hébergé en toute sécurité sur des serveurs délocalisés et peut être utilisé en ligne par les personnes y étant autorisées. Cela donne donc la possibilité à des utilisateurs basés dans des lieux différents de gérer les réservations en temps réel depuis n’importe quel appareil (ordinateur de bureau ou portable, iPad, ou tablette) doté d’une connexion internet.

 

Les avantages offerts par un système de réservation pour les hôtels

 

Un logiciel de réservation hôtelière vous apportera le coup de main dont vous avez besoin pour maintenir votre taux d’occupation, même pendant les périodes creuses, et pour vous assurer que tout se déroule sans accroc.

Disposer de cette technologie dans votre hôtel présente toute une série d’avantages, qui visent principalement à vous simplifier la vie en tant que gérant ou membre du personnel et à accélérer un certain nombre de processus.

Voici les 7 principaux avantages de la mise en place d’un système de réservation hôtelière :

 

1. Simplification des tâches administratives

 

Un logiciel de réservation hôtelière travaille à votre place : plus besoin de répondre à des demandes de renseignements et d’accepter des réservations par téléphone. Au lieu d’être bloqué au bureau à vous occuper des tâches administratives, vous pourrez passer plus de temps à échanger avec vos clients.

Cela permettra également au personnel d’être mieux organisé et plus efficace, celui-ci ayant accès à des informations en temps réel concernant le taux d’occupation de votre hôtel. C’est le moyen le plus simple d’augmenter la productivité de votre hôtel ou de tout autre type d’hébergement.

 

2. Réduction du risque de doubles réservations ou de surréservations

 

En l’absence de système de réservation hôtelière, un employé doit se charger de mettre à jour manuellement les réservations provenant de tous les canaux de distribution connectés. Étant donné que la plupart des hôtels disposent d’un réseau de distribution diversifié et d’un large éventail d’agents, cette tâche peut s’avérer extrêmement difficile.

Avec un système de réservation hôtelière, tous les tarifs et les disponibilités sont automatiquement mis à jour par le logiciel en temps réel. Le risque de surréservation est donc fortement réduit, ce qui améliore considérablement la fluidité des opérations au sein de votre hôtel.

 

3. Amélioration de l’expérience client

 

Avec un système de réservation hôtelière en ligne, les clients peuvent réserver le type de chambre de leur choix depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur téléphone. Ils peuvent également procéder au paiement rapidement et efficacement depuis le confort de leur bureau ou de leur salon.

Grâce à des formulaires courts et des portails de paiement sécurisé, votre logiciel de réservation hôtelière rend le processus de réservation en ligne simple et agréable. N’oubliez pas qu’il s’agit de leur première impression de votre hôtel et que celle-ci aura un impact durable sur la perception qu’ils ont de votre marque. La plateforme doit être facile à utiliser pour que vos clients aillent jusqu’au bout de la procédure et réservent en ligne.

 

4. Moins de travail pour le personnel de la réception

 

Lorsque les clients saisissent les informations concernant leur réservation dans le système, tout s’effectue automatiquement. La réservation apparaît tout simplement dans votre système avec toutes les informations renseignées par les clients, et votre personnel n’a pas à s’en préoccuper.

Le personnel de la réception n’a pas besoin de traiter les réservations, il n’a plus qu’à se préparer à l’arrivée des clients le moment venu, ce qui lui laisse plus de temps pour s’occuper de ses autres tâches.

 

5. Diminution des risques de perte ou d’erreur de réservation

 

Les clients saisissant eux-mêmes les informations concernant leur réservation, il y a moins de risques que des données erronées soient saisies. L’erreur humaine est alors un facteur beaucoup moins important.

Ainsi, en cas de problème, vous disposerez de traces prouvant que votre entreprise n’a pas commis de faute. Vous pourrez évidemment proposer une solution, mais votre réputation sera protégée dans tous les cas.

 

6. Facilité de collecte des données

 

La collecte de données est absolument essentielle, en particulier dans l’industrie hôtelière où les clients sont en quête d’une expérience plus personnalisée. Un système de gestion des réservations hôtelières récupère un grand nombre de données clients utiles et les compile dans des rapports complets qui vous permettent de les utiliser plus efficacement.

Sans système de réservation hôtelière, il est difficile de savoir combien de clients vous avez à un moment donné, de connaître leurs centres d’intérêt, les infrastructures qu’ils préfèrent, leur âge, leur nationalité et leur provenance, la raison de leur visite, etc.

Ce sont des informations très utiles qui vous aideront à améliorer le service à la clientèle et votre marketing hôtelier, en adaptant vos campagnes pour amener les clients les plus motivés à séjourner chez vous.

 

7. Simplification de l’attribution des avantages fidélité

 

L’efficacité des programmes de fidélité a été démontrée, et ne pas les utiliser reviendrait à vous priver de revenus supplémentaires. Un bon système d’information sur les réservations hôtelières vous permet de suivre les séjours des clients et de les récompenser en conséquence, afin de les fidéliser. Améliorez la gestion et le suivi des récompenses accordées aux clients pour leur fidélité.

 

Les fonctionnalités des systèmes de gestion des réservations hôtelières

 

Un système de réservation hôtelière ne vous permet pas seulement d’accepter et de gérer les réservations effectuées sur le site web de votre hôtel. Les systèmes de réservation offrent de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de simplifier vos tâches et d’automatiser vos processus.

Tout système de gestion des réservations hôtelières en ligne doit offrir un certain nombre de fonctionnalités de base, telles que :

 

Fonctionnalités opérationnelles d’un système de réservation hôtelière

 

• L’association de chaque réservation en ligne à un compte

• L’assignation de chaque compte à un utilisateur unique

• La possibilité pour les utilisateurs de rechercher et de trouver les options de réservation les plus pertinentes

• L’enregistrement de la date et de l’heure pour vérifier les chambres disponibles à ce moment précis

• L’envoi de la confirmation de la réservation aux coordonnées indiquées

• Le calcul et l’affichage des frais d’hébergement et autres frais liés à l’utilisation des services publics

• L’annulation des réservations

• L’affichage et la modification des dossiers des clients

• Le changement de chambre

 

Fonctionnalités non opérationnelles d’un système de réservation hôtelière

 

• L’utilisation d’un cryptage pour empêcher que des réservations ne soient effectuées par des robots

• L’affichage des résultats d’une recherche dans des délais acceptables

• L’aide apportée aux utilisateurs pour remplir les champs obligatoires en cas de saisie invalide

• La prise en charge de différentes méthodes de paiement

• La facilité d’utilisation, l’efficacité et l’accessibilité

• Le suivi de la documentation, des activités et des réponses

Ce qu’il faut retenir, c’est que cette technologie permet aux clients de choisir et de réserver leur chambre en ligne via un portail sécurisé. Ce système doit être simple à utiliser et sûr, mais il doit aussi vous offrir la même commodité et le même niveau d’utilisation qu’à vos clients. Ainsi, il vous facilitera non seulement la vie, mais vous permettra également d’utiliser les données qu’il fournit pour augmenter les revenus et les bénéfices de votre hôtel.